公关信函 发表评论(0) 编辑词条

　　信函是社会组织之间联系工作的公用信件，它是企事业单位公关事物活动中不可缺少的重要传播工具。因为它是对外联系中的一种正式形式，所以其语言，意图均要慎重斟酌，才能发往对方，以免造成不良后果^[1]。

　　公关信函是指在公关活动中，社会组织与其内外公众交流思想、信息，商洽各种事项等使用的书信，其主要功能是建立与发展组织与公众之间的关系，树立本组织的良好形象，争取公众的理解、信赖、支持与合作。

　　公关信函有别于一般书信，它是代表本组织谈话，带有一定的公关目的，不代表个人办私事。平常的公关活动中遇到较多的是公函与便函。公函是公文的一种，按公文体式制作，便函不按公文体式制作，而按一般信件写作，不拘格式。^[1]

　　公关信函就其内容与作用来看又可分为商洽函，询问函，答复函，委托函，告知函五类。

　　1、商洽函

　　这是最为常用的一种公函，用于社会组织之间商量和接洽工作。这类公函多半是主动发出的，即要求对方给予协助。有的则是向对方提出共同办理某事的要求，也有的是向对方提出处理某一问题的意见。商洽函正文一般包括两个部分：一是商洽原由，即写名发函的原因；二是商洽事项，这部分是主体，应写清所商洽的具体事项，写清对对方的要求。

　　2、询问函

　　询问函主要用于向对方询问问题，也可以简述某一事项并提出处理方法，然后征求对方意见，要求答复。询问函正文一般也由两部分组成：一是说明询问的目的或原由；二是询问事项的主要内容，这是询问函的主要部分。因此要写的既明确而又具体，简洁，让人一目了然，以便答复。

　　3、答复函

　　答复函是用来答复对方询问函的问题。答复函正文一般由三部分构成：一是说明对方函已收到，并写清收文的日期；二是简要复述对方函件所询问的主要问题或所提要求；三是答复内容。这部分是答复函的主体。因此要写的明确具体，简明扼要，所答问题的内容要有条理性，针对性和顺序性。

　　4、委托函

　　委托函用于委托有关组织代为办理某一事项。这类公函，过去使用的不多，但随着公共关系活动的不断扩大，这类公函的使用也随之增加。

　　委托函正文一般由两部分组成：一是原因，这部分既要写清委托的目的，又要写清所委托代办或代办事项的基本情况；二是委托事项，这部分是主体，因此要写得清楚明了，尤其要写清托办或托查的要求。此外还可以加上“以上事项希大力协助办理（查清），并请尽快答复”做结束语。

　　5、告知函 　　 　　告知函一般是用在办理受托代办事项之后告知代办情况，或主动告知对方某种情况或某一事项，以引起对方注意。其正文包括两部分：一是告知发函原由；二是告知事项。

　　公关信函是社会组织于内外公众交流思想，互通信息，商洽联络的一种信件，因此要注意语言的文明，礼貌，庄重典雅，要充满真挚的感情，并遵循信函的格式，这样才能为树立良好的组织形象起到积极的作用。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　关于委托××行政财贸管理干部学院

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　举办成人高等教育专业证书班的函

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　××函[2001]8号

省教委成人教育办公室：

　　为提高我公司财务人员的管理水平和专业知识水平，我公司拟委托××行政财贸管理干部学院举办财经专业成人高等教育专业证书班，学制为半脱产一年半。从今年7月到明年6月招收学院40名。我们将配合学院严格按照国家教委和省教委的规定举行入学考试，安排教学工作，保证教学质量。

　　望予审批。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　××××公司

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　200×年××月××日