预算控制 发表评论(0) 编辑词条

预算控制（Budgetary control）

　　在管理控制中使用最广泛的一种控制方法就是预算控制。预算控制最清楚地表明了计划与控制的紧密联系。预算是计划的数量表现。预算的编制是作为计划过程的一部分开始的，而预算本身又是计划过程的终点，是一转化为控制标准的计划。然而，在一些非赢利的组织中，例如政府部门、学校等，却普遍存在着计划与预算脱节的情况。在那里，二者是分别进行的而且往往互不通气。在许多组织中，预算编制工作往往被简化为一种在过基础上的外推和追加的过程，而预算审批则更简单，甚至不加研究调查，以主观想象为根据地任意削减预算。从而使得预算完全失去了应有的控制作用，偏离了其基本目的。正是由于存在这种不正常的现象，促使一些新的预算方法发展起来，它们使预算这种传统的控制方法恢复了活力。

　　预算就是用数字编制未来某一个时期的计划，也就是用财务数字（例在财务预算和投资预算中）或非财务数字（例如在生产预算中）来表明预计的结果。西方与我国习惯所用的“预算”概念，在含义上有所不同。在我国“预算”一般是指经法定程序批准的政府部门、事业单位和企业在一定期的收支预计；而西方的预算概念则是指计划的数量说明，不仅是金额方面反映。

　　（一）预算是一种计划，从而编制预算的工作是一种计划工作。

　　预算内容可以简单地概括为三个方面：

　　1.“多少”——为实现计划目标的各种管理工作的收入（或产出）与出（或投入）各是多少；

　　2.“为什么”——为什么必须收入（或产出）这么多数量，以及为什需要支出（或投入）这么多数量；

　　3.“何时”——什么时候实现收入（或产出）以及什么时候支出（或入），必须使得收入与支出取得平衡。

　　（二）预算是一种预测，它是对未来一段时期内的收支情况的预计。定预算数字的方法可以采用统计方法、经验方法或工程方法。

　　（三）预算主要是一种控制手段。编制预算实际上就是控制过程的第一步——拟定标准。由于预算是以数量化的方式来表明管理工作的标准，从本身就具有可考核性，因而有利于根据标准来评定工作成效，找出偏差（控制过程的第二步），并采取纠正措施，消除偏差（控制过程的第三步）。无疑，编制预算能使确定目标和拟定标准的计划工作得到改进。但是，预算最大价值还在于它对改进协调和控制的贡献。当为组织的各个职能部门都制定了预算时，就为协调组织的活动提供了基础。同时，由于对预期结果的偏离将更容易被查明和评定，预算也为控制工作中的纠正措施奠定了基础。所以，预算可以导致出更好的计划和协调，并为控制提供基础，这正是编制算的基本目的。

　　如果要使一项预算对任何一级的主管人员真正具有指导和约束作用，预算就必须反映该组织的机构状况。只有充分按照各部门业务工作的需要来定、协调并完善计划，才有可能编制一个足以作为控制手段的分部门的预算。

　　把各种计划缩略为一些确切的数字，以便使主管人员清楚地看到哪些资金由谁来使用，将在哪些单位使用，并涉及哪些费用开支计划、收入计划和实物表示的投入量和产出量计划。主管人员明确了这些情况，就有可能放地授权给下属，以便使之在预算的限度内去实施计划。

　　预算在形式上是一整套预计的财务报表和其他附表。按照不同的内容可以将预算分为经营预算、投资预算和财务预算三大类。

　　（一）经营预算（Operational Budget）。

　　经营预算是指企业日常发生的各项本活动的预算。它主要包括销售预算、生产预算、直接材料采购预算、直人工预算、制造费用预算、单位生产成本预算、推销及管理费用预算等。中最基本和最关键的是销售预算，它是销售预测正式的、详细的说明。由销售预测是计划的基础，加之企业主要是靠销售产品和劳务所提供的收入维持经营费用的支出和获利的，因而销售预算也就成为预算控制的基础。产预算是根据销售预算中的预计销售量，按产品品种、数量分别编制的。生产预算编好后，还应根据分季度的预计销售量，经过对生产能力的平衡排出分季度的生产进度日程表，或称为生产计划大纲，在生产预算和生产度日程表的基础上，可以编制直接材料采购预算、直接人工预算和制造费预算。这三项预算构成对企业生产成本的统计。而推销及管理费用预算，括制造业务范围以外预计发生的各种费用明细项目，例如销售费用、广告费运输费等。对于实行标准成本控制的企业，还需要编制单位生产成本预算。

　　（二）投资预算（Investment Budget）。

　　投资预算是对企业的固定资产的购置扩建、改造、更新等，在可行性研究的基础上编制的预算。它具体反映在时进行投资、投资多少、资金从何处取得、何时可获得收益、每年的现金流量为多少、需要多少时间回收全部投资等。由于投资的资金来源往往是何企业的限定因素之一，而对厂房和设备等固定资产的投资又往往需要很时间才能回收，因此，投资预算应当力求和企业的战略以及长期计划紧密系在一起。

　　（三）财务预算（FinanciaI Budget）。

　　财务预算是指企业在计划期内反映有预计现金收支、经营成果和财务状况的预算。它主要包括“现金预算”、“预算收益表”和“预计资产负债表”。必须指出的是，前述的各种经营预算投资预算中的资料，都可以折算成金额反映在财务预算内。这样，财务预就成为各项经营业务和投资的整体计划，故亦称“总预算”。

　　1.现金预算主要反映计划期间预计的现金收支的详细情况。在完成了步的现金预算后，就可以知道企业在计划期间需要多少资金，财务主管人就可以预先安排和筹措，以满足资金的需求。为了有计划地安排和筹措资金现金预算的编制期应越短越好。西方国家有不少企业以周为单位，逐周编预算，甚至还有按天编制的。我国最常见的是按季和按月进行编制。

　　2.预计收益表（或称为预计利润表）。是用来综合反映企业在计划期生产经营的财务情况，并作为预计企业经营活动最终成果的重要依据，是业财务预算中最主要的预算表之一。

　　3.预计资产负债表主要用来反映企业在计划期末那一天预计的财务况。它的编制需以计划期间开始日的资产负债表为基础，然后根据计划期各项预算的有关资料进行必要的调整。

　　综上所述可见，企业的预算实际上是包括经营预算、投资预算和财务算三大类，由各种不同的个别预算所组成的预算体系。各种预算之间的主关系如图－1 所示。

　　预算工作中存在着一些使预算控制失效的危险倾向。预算过繁是一种险。由于对极细微的支出也作了琐细的规定，致使主管人员管理自己部门需要的自由都丧失了。所以，预算究竟应当细微到什么程度，必须联系到授权的程度进行认真酌定。过细过繁的预算等于使授权名存实亡。

　　图1 企业预算的主要相互关系

　　预算工作中的另外一种危险倾向，是让预算目标取代了企业目标，也是说，发生了目标的置换。在这种情况下，主管人员只是热衷于使自己部门的费用尽量不超过预算的规定，但却忘记了自己的首要职责是千方百计地实现企业的目标。例如，某个企业的销售部门为了不突破产品样本的印刷预算，在全国的订货会上只向部分参加单位提供了产品样本，因此丧失了大量的潜在用户，失去了可能的订货。目标的置换通常是由两个方面的原因起的：

　　（1）没有恰当地掌握预算控制的度，例如预算编制得过于琐细，或者制定了过于严厉的制裁规则以保证遵守，还可能制定了有较大吸引力的节约奖励措施，以刺激主管人员尽可能地压缩开支。

　　（2）为职能部门或作业部门设立的预算标准，没有很好地体现计划的要求，与企业的总目标缺乏更直接的、更明确的联系，从而使得这些部门的管人员只是考虑如何遵守预算和程序的要求，而不是从企业的总目标出发考虑如何做好自己的本职工作。为了防止在预算控制中出现目标置换的倾向，一方面应当使预算更好地体现计划的要求；另一方面应当适当掌握预控制的度，使预算具有一定的灵活性。预算的详细程度和预算控制的严格度都有一个合理的限度，一旦超出了这个限度，预算控制就会背离其目的走向反面。

　　预算工作中经常可以见到的另一种潜在危险是效能低下。预算有一种因循守旧的倾向，过去所花费的某些费用，可以成为今天预算同样一笔费用依据；如果某个部门曾支出过一笔费用购买物料，这笔费用就成了今后预算的基数。此外，主管人员常常知道在预算的层层审批中，原来申请的金额多半会被削减。因此，申报者往往将预算费用的申请金额有意扩大，远远大于实际需要，所以，必须有一些更有效的管理方法来扭转这种倾向，否则预算很可能会变成掩盖懒散、效率低下的主管人员的保护伞。这样的方法一种是编制可变预算；另一种就是“零基预算法”。

　　由于缺乏灵活性的预算会带来危险，而与效率相一致的最大限度的灵活性，则是良好的计划工作和控制工作的基础，所以人们越来越注意可变预算的应用。这种预算通常是随着销售量的变化而变化的，所以它主要是限于费用预算中应用。由于当单位可变费用（成本）不变时，可变费用总数是随着销售量的变化而变化的，因此，实际当中可变预算主要是用来控制固定费用（成本）的。

　　事实上，固定费用并非绝对不变，而只是在一定的产量范围内基本保不变。固定费用随产量（或销售量）的变化呈现出一种阶梯状的变化关系如图—2 所示。所以，在大多数情况下，可变预算总是提出一个产量幅度在这个幅度内，各种固定性的费用要素是不变的。如果产量低于该幅度的下限，就要考虑采用一个更适合于较低产量的固定费用，例如压缩行政人员处理闲置设备等。如果产量超过了该幅度的上限，那么为了按较大生产规来考虑必需的固定费用，例如增加设备、扩大厂房面积等，则应另外编制个不同的可变预算。

　　图 2 固定费用随销售量的变化关系